Indítsa útjára a Synology Office-t 13 lépésben

A Microsoft Office az abszolút szabvány az irodai szoftverek terén, és kiváló csomag is. Azonban nem ingyenes, és az összes dokumentum tárolása a Microsoft felhőben sem mindig a legjobb választás. Az alternatívák azonban szűkösek, és gyakran hiányoznak a központi tárolás és együttműködés lehetőségei. Meglepő versenytársa a Synology Office, amelyet csak az orrára használ. Megmutatjuk, hogyan.

01. tipp: Szoftver a NAS-on

A nas-t általában a nagy helyi tárolókapacitás és a saját fájlokhoz való könnyű hozzáférés miatt bármilyen eszközről és bármikor megkönnyíti. De a NAS sokkal többet tehet, például média letöltését, filmek és hangok streamingjét, valamint fényképek bemutatását. Kevésbé ismert, hogy a nas piacvezető Synology saját Office-csomaggal rendelkezik, amely teljes egészében a NAS-on fut. Ez nem olyan kiterjedt, mint a Microsoft Office, de a különbség elsősorban a Word és az Excel funkcióiban van, amelyeket sokan egyébként sem használnak. A Synology Office egyébként egy böngészőablakban működik, és ezért jobban összehasonlítható a Google Docs-szal, mint az önálló MS Office szoftverrel.

02. tipp: Készítse elő az orrát

Mielőtt elkezdené telepíteni a Synology Office-t a NAS-ra, fontos konfigurálni és ellenőrizni a NAS-t. Jelentkezzen be a NAS-ba, és ellenőrizze, hogy van-e elérhető frissítés a DSM operációs szoftverhez a Start / Vezérlőpult / Frissítés és javítás részből . Ha van új verzió, kattintson a Letöltés / frissítés gombra . Az nas frissíti és újraindítja a szoftvert. Ezt követően jelentkezzen be újra, és ellenőrizze, hogy esetleg vannak-e további frissítések. Ezután frissítse az összes telepített csomagot a Package Center / Installed / Update all oldalon . Nem árt letiltani vagy eltávolítani azokat a csomagokat, amelyeket már nem használ. Ehhez kattintson a csomag neve mellé, és válassza a Leállítás lehetőséget vagy a legördülő menübenTörlés .

Tényleg ingyenes?

Hasonlítsuk össze a Synology Office és a Microsoft Office költségeit. Az MS Office 365 Home évente 100 euróba kerül. Hat családtaghoz kap Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote és Skype, plusz 1 TB tárhelyet a OneDrive-ban. Windows, macOS, iOS és Android rendszereken működik. A Synology Office azonban ingyenes. Ehhez szövegszerkesztőt, táblázatot, prezentációs programot és szinkronizálást kap a Synology Drive-on keresztül. A NAS megvásárlásán kívül (amely valószínűleg már megvolt) a Synology Office nem kerül pénzbe, csak egy kis hely a NAS-on.

A nas csak tárolóközegként történő használata nem tesz igazat az nas képességeinek

03. tipp: Telepítse az Office programot

Telepítse most a Synology Office alkalmazást. Nyissa meg a Csomagközpontot, és kattintson az Összes csomag elemre . A képernyő közepén válassza a Collaboration Suite lehetőséget a legördülő menüből . Az elérhető csomagok választékát most a Synology Office-hoz kapcsolódó csomagokra szűkítettük. Ne felejtse el telepíteni az Office , a Drive , a Chat , a Note Station , a Naptár és a Synology Application Service szolgáltatásokat . Mindkét levélcsomag opcionális, és csak akkor fontos, ha Ön is az nas-on keresztül fog postázni. Alkatrész telepítéséhez kattintson a Telepítés elemre, majd hajtsa végre a telepítővarázsló bármely lépését.

A nas nem tartalék

Ahol a Microsoft minden szükséges biztonsági másolatot készít a OneDrive fájljairól, ez nem történik meg automatikusan a NAS-on, és ezt Önnek kell elintéznie a Synology Office használatakor. Ne kövesse el azt a hibát, hogy azt gondolja, hogy nincs szükség biztonsági mentésre, mert a fájlok egyébként is a nas-on vannak. A Synology Office használata esetén az nas az egyetlen tárhely, ezért célszerű biztonsági másolatot készíteni róla. Rengeteg lehetőség van erre. Biztonsági másolatot készíthet egy másik nas-ról vagy külső merevlemezről, online tárolószolgáltatásokról vagy külső biztonsági mentésről, például a Tandberg RDX Quikstorról.

04. Tipp: Hozzon létre felhasználókat

Sok nas eszköznek csak egy felhasználója van, az admin. Ha ésszerűen szeretné használni a Synology Office-t, akkor ez már nem lehetséges. Mindenkinek, aki az Office programokat fogja használni, saját fiókkal kell rendelkeznie a NAS-on, és magában foglalja magát rendszergazdaként. Nyissa meg a Synology Vezérlőpultot, és válassza a Felhasználó / Felhasználó létrehozása / létrehozása lehetőséget . Töltse ki az első felhasználó összes mezőjét, különösen a Név, az E-mail és a Jelszó fontos. Kattintson a Tovább gombra, és tegye a felhasználói csoport és a http csoport felhasználójává , de ne az adminisztrátor csoportjává! Adjon hozzáférést az új felhasználónak a Chat , DSM , Drive alkalmazásokhozés választható extrák, például a File Station és az Universal Search . Hasznos minden felhasználó számára engedélyezni a Bázis mappa opciót is. Ehhez kattintson a Speciális fülre . A képernyő alján ellenőrizze a Felhasználói bázis mappa engedélyezése szolgáltatást, és határozza meg az alap mappák helyét. Kapcsolja be a Lomtár engedélyezése opciót is , amely lehetővé teszi a felhasználók számára a törölt fájlok helyreállítását. Javasoljuk továbbá, hogy engedélyezze a Kényszerítse a felhasználókat a jelszó megváltoztatására opciót, miután az adminisztrátor visszaállította a jelszót .

05. tipp: Indítsa el az Office alkalmazást

A Synology Office elindításához nyissa meg az nas főmenüjét, és indítsa el a Drive-ot . A Drive egy új böngésző fülön nyílik meg. Bár a Synology Office a Microsoft Office igazi versenytársa akar lenni, a csomag használata inkább hasonlít a Google Dokumentumokhoz. Minden program a böngészőben fut, és nem szövegszerkesztővel vagy számítási programmal indul, hanem a dokumentumokból dolgozik. A Drive tehát egyfajta Explorer a NAS-ban található dokumentumok és mappák számára. A fő alkatrészek a Drive bal margóján láthatók. Fentről lefelé ezek a hozzáférés a Saját fájlok mappához , amelyben a saját dokumentumaid lesznek, a Csapat mappáhozamelyben a csapat dokumentumai elhelyezhetők, és alatta számos „keresés”, például Megosztva velem, Megosztva másokkal, Legutóbbi, Csillagozott és Kuka .

06. tipp: Hozzon létre egy dokumentumot

Az első dokumentum létrehozásához kattintson a Saját fájlok elemre, majd a bal felső sarokban található plusz jelre. Most választhat, hogy létrehoz egy dokumentumot , egy táblázatot vagy egy diát . A Synology által a három típusú dokumentumhoz használt nevek és színek megegyeznek a Microsoft által az Office for Word, Excel és PowerPoint alkalmazásban használt nevekkel és színekkel. Az első szöveges dokumentum létrehozásához kattintson a Dokumentum elemre . A nas megnyitja az új dokumentumot a böngésző új lapján.

A Synology Office programok ugyanúgy működnek, mint a Word, az Excel és a PowerPoint webes verziói

07. tipp: Dokumentum szerkesztése

Megnyitás után azonnal elkezdhet írni. Ez nem nehéz, mert a Synology Office szövegszerkesztő felülete két csepp vízhez hasonlít a Wordéhez. A dokumentum szöveggel és képekkel való kitöltése és szép megjelenése kevés erőfeszítést igényel. Ha mégis körülnéz a Synology Office ezen részén, először felülről lefelé fogja látni azokat a menüket, amelyekben a csomag minden részének helye van. Ez alatt az eszköztár a leggyakrabban használt alkatrészek, például a betűtípus, méret, szín stb. Gombjaival. Betűtípust úgy választhat, hogy az Arial melletti gombra kattint, és kiválaszt egy betűtípust a listából. De kiválaszthatja a bekezdésstílusok egyikét is a mellette lévő menüből, a mellette lévő gombra kattintvaKattintson a normál szövegre . Ha nem minden funkció illik erre a sávra, akkor a jobb szélen található egy dupla lefelé mutató nyíl. Kattintson rá, hogy láthatóvá tegye az extra funkciókat.

08. tipp: Helyezzen be elemeket

Kép beszúrásához válassza a Beszúrás / Kép parancsot . Az ablak tetején válassza ki azt a helyet, ahol a kép megtalálható. Ez lehet a számítógép, a Synology Drive, maga a NAS vagy egy online hely. Ha a kép a számítógépen van, akkor áthúzhatja a számítógépről a böngésző feltöltési ablakába. Ezután kattintson az OK gombra . Átméretezheti és elforgathatja a képet, akárcsak a Wordben. Ha nem képet, hanem táblázatot szeretne beszúrni, kattintson a Beszúrás / Táblázat gombra . De használhatja az eszköztár Táblázat beszúrása gombját is. És még sok más dolog szerepelhet a dokumentumban így, például alakzatok, diagramok és megjegyzések.

09. tipp: Dokumentum mentése

Dokumentum mentéséhez nyissa meg a Fájl menüt, és válassza az Átnevezés lehetőséget . Alapértelmezés szerint a Synology Office minden új dokumentumot elnevez, amíg el nem menti a név nélküli nevet. Írja be az új nevet, és kattintson az OK gombra . Ugyanezt megteheti a böngészőablak jobb felső sarkában található kék névre kattintva is. Most, hogy a név megváltozott, mentse a dokumentumot a Fájl / Mentés menüpontba . Vagy használja a Ctrl + S billentyűparancsot, mert ők is csak itt dolgoznak. A dokumentum mentése után bezárhatja azt is. Ezt a böngésző fül bezárásával teheti meg. Most visszatért a Synology Drive szolgáltatásba, és az új dokumentumot a Saját dokumentumok mappában is látni fogja. Ugyanígy létrehozhat és menthet egy számítási dokumentumot vagy prezentációt.

Melyik Synology-ra van szüksége?

A Synology Office-nak nincs szüksége nehéz NAS-ra, de nem minden Synology alkalmas. A legkönnyebb, csak egy meghajtóval rendelkező Synologies nem felel meg a csomag követelményeinek, de két meghajtóból szinte mindegyik megfelel. A dokumentumok elvesztésének elkerülése érdekében konfigurálja a két meghajtót a RAID1 vagy az SHR segítségével, a Synology automatikus rajtaütésével. A JBOD vagy a RAID0 valóban nem ajánlott a Synology Office-val együtt. Vegye figyelembe a memória mennyiségét is. Mivel a nas más feladatokat is ellát, ha több emberrel dolgozik több dokumentumon, az 512 MB memória valójában túl kevés. Alapszabályként bármely Synology NAS használható két meghajtóval és legalább 1 GB fedélzeti memóriával. Ha meg akarja győződni róla, ellenőrizze a kompatibilis modellek listáját a www.synology.com címen.

A Synology Office használatához legalább két lemezzel és 1 GB RAM-mal rendelkező Synology NAS-ra van szükség

10. tipp: Címkézze fel a dokumentumokat

A dokumentumokat hagyományosan mappákba rendezheti. Új mappa létrehozásához kattintson a pluszjelre . Egy másik módszer a dokumentumok felcímkézése. Válassza ki a dokumentumot, és kattintson a Címkék elemre . Írja be a címke nevét, majd kattintson a Létrehozás gombra . Válassza ki a címke színét, és kattintson az OK gombrahogy a címkét csatolja a dokumentumhoz. A meghajtó bal szélén a használt címkék is megjelennek. Kattintson egy címkére, és az összes címkével ellátott dokumentum megjelenik. Meglévő címke csatolásához húzza és dobja a Drive-ban a címkéhez. A dokumentumot hozzáadhatja a kedvencek listájához, ha csillagot rendel hozzá. Az összes dokumentumban kulcsszó vagy egyéb jellemzők szerint is kereshet a képernyő jobb felső sarkában található keresési ablakon keresztül.

11. tipp: Dokumentum megosztása

Ha azt szeretné, hogy mások is el tudjanak olvasni vagy akár szerkeszthessenek egy dokumentumot, akkor kezdje azzal, hogy megosztja a dokumentumot ezekkel a többiekkel. Kattintson a Megosztás gombra, és válassza ki a megosztási módot az Adatvédelem beállításai között . Ezután a Meghívott lista mezőbe írja be a felhasználó nevét, és adja meg neki az adott dokumentumhoz fűződő konkrét jogokat. A menedzsment segítségével a másik személy a dokumentum teljes társtulajdonosa lesz, de létezik több alacsonyabb jogszint is. A pluszjelen keresztül több személynek is adhat jogokat. Ezután kattintson a Mentés gombra . Azok a személyek, akikkel megosztja a dokumentumot, ezt a meghajtó Megosztott velem mappájában láthatja .

12. tipp: Együttműködés

A megosztott dokumentumok általában változtatásokat és / vagy megjegyzéseket tartalmaznak. A Velem megosztott mappa olyan dokumentumokat tartalmaz, amelyeket mások megosztottak veled. Megnyitás után megteheti, amire jogokat kapott. Például megjegyzéseket vehet fel a képernyő tetején lévő eszköztár Megjegyzés beillesztése gombjával . Ezek aztán láthatók mellette a margón. Egy dokumentum több ember észrevételeit is tartalmazhatja. Erre te is válaszolhatsz. Így javíthatja a megosztott dokumentumot a többiekkel együtt. Dokumentum tulajdonosaként kijelölheti a megjegyzéseket, amikor azokat feldolgozták, és eltűnnek. Ha a Synology Chat telepítve van az nas-ra, akkor a megjegyzéseket élőben is megvitathatja egy csevegésben a többi felhasználóval.

13. tipp: Távoli elérés

Annak érdekében, hogy még könnyebben elérhesse a dokumentumokat a NAS-on, a Synology néhány hasznos alkalmazást kínál. A PC-nél található a Synology Drive, amely mappát hoz létre a számítógépen, és szinkronizál a NAS-on található dokumentumokkal. Az egyik dokumentumra duplán kattintva megnyílik a böngészőben a Synology Office, és szerkesztheti a dokumentumot. Vannak Synology Drive alkalmazások is Apple és Android készülékekhez. Az interneten keresztüli biztonságos hozzáférés érdekében az alkalmazás felajánlja a Synology QuickConnect alkalmazást. Néhány kattintással mindez működik. Minden új felhasználónak, aki először jelentkezik be a Drive-ba a NAS-on, felajánlják az alkalmazások letöltését és telepítését.